Mag het een onsje innovatiever?

De overheid moet de stuwraket zijn voor innovatie. Bijvoorbeeld door op te treden als eerste koper van nieuwe producten." Duidelijker kon premier Mark Rutte het in het kerstnummer van Elsevier niet zeggen. Er is geen woord Spaans bij. Maar het bedrijfsleven merkt nog maar bitter weinig van die voortrekkersrol van de overheid. Al helemaal nu aan alle kanten moet worden bezuinigd. Nog te vaak komt het voor dat de prijs uiteindelijk tóch bepalend is. Uwe Reimer, voorzitter van de branchevereniging van leveranciers van grootkeukenappartuur NVLG, wordt er een beetje moedeloos van. Reimer, in het dagelijks leven directeur van Gram Nederland (producent van koel- en vrieskasten voor professioneel gebruik), schudt zo een paar voorbeelden uit zijn mouw. Zoals dat van de renovatie van het ministerie van Financiën.

Onderdeel van de opknapbeurt van het ministerie was de installatie van een nieuwe (groot)keuken ter waarde van een miljoen euro. Toepassing van de nieuwste technologie zou leiden tot flinke bezuinigingen op de kosten van gebruik en onderhoud. Een kolfje naar de hand van een ministerie dat op de kleintjes let, zou je zeggen.

Maar tot zijn verbazing werd gekozen voor de laagste prijs. Tenenkrommend vindt Reimer de manier waarop die keuze werd goedgepraat. Ruim driekwart van het overige werk zou wel duurzaam – en daarmee innovatiever - zijn aanbesteed. "Wat voor moeite was het geweest om in dat deel van de aanbesteding ook die keuken mee te nemen?"

Het voorbeeld van Financiën is er maar één uit een reeks die laat zien dat voor veel overheidsdienaren de prijs nog steeds het leidmotief is. Hij kan er maar weinig begrip voor opbrengen. "Door te kiezen voor het goedkoopste aanbod, blijven massa’s innovaties op de plank liggen."

Verlammend
Waardoor komt innovatief inkopen, alle goede voornemens ten spijt, zo moeizaam van de grond? Voor een deel doordat het vak van inkoper bij de overheid nog vaak een ondergeschoven kindje is, constateert Henk Wijnen, directeur van PIANOo (expertisecentrum voor aanbesteden voor de publieke sector). "In het bedrijfsleven stonden inkopers twintig jaar geleden onderaan de maatschappelijke ladder. En nu zitten ze in raden van bestuur. Maar de overheid moet die professionaliseringsslag nog maken."

Het verbaast hem niet dat het zover nog niet is gekomen. "Vooral kleine overheden, zoals gemeenten, staan voor een uitdaging. Ze hebben kennis in huis die niet verder reikt dan een halve fte, of nog minder. "Daar kun je hard aan trekken, maar die worden over honderd jaar nog niet professioneel."

Er speelt ook een organisatorisch probleem. De politiek verantwoordelijke en de inkoper hebben niet dezelfde belangen. Met een verlammende uitwerking op (eventuele) pogingen tot vernieuwing tot gevolg. Rob van Beek, beleidsadviseur milieu bij FME (branchevereniging van ondernemers in de technologische industrie): "Nog te vaak zegt een wethouder verantwoordelijk voor de gemeentefinanciën tegen de inkoper dat deze niet over het budget heen mag komen. Of vervolgens de energiekosten of onderhoudskosten van de gekozen oplossing gunstig uitpakken, daar heeft die wethouder niks meer mee te maken. Hij heeft tegen de laagste prijs ingekocht."

Angst voor het onbekende is een andere reden om niet met iets nieuws aan de slag te gaan, merkt Van Beek. "Inkopers spelen graag op safe. Het product wat ze inkopen moet wel voldoen. En of dat bij een innovatief product het geval is, durven ze vaak niet in te schatten. Het gevolg is dat innovatieve oplossingen op de plank blijven liggen."

Helemaal onlogisch vindt Van Wijnen (PIANOo) het ook weer niet dat ze risico’s zoveel mogelijk proberen te mijden. "Je zit in een glazen huis. Wat er ook gebeurt, linksom of rechtsom komt het bij je terug." Zoals gebeurde bij een uit de hand gelopen bouwproject. "De aannemer die verantwoordelijk was voor de bouw van een parkeergarage, ging failliet. Wie kreeg de schuld? De gemeente. En wat zie je: een volgende keer schroeft de verantwoordelijke ambtenaar de eisen aan een aannemer zo op dat hij zeker weet dat de aannemer niet omvalt."

Het mannetje
Het mag duidelijk zijn: er is een omslag in denken nodig. Overheidsinkopers moeten net als hun collega’s uit het bedrijfsleven professioneler worden. Van Wijnen (PIANOo) ziet een deel van de oplossing in de vorming van samenwerkingsverbanden. Niet zozeer gericht op meer inkoopkracht, maar veel meer om de professionaliteit te vergroten. "Door alles bij elkaar te brengen, heb je ineens vijf of acht fte en zie je gelijk de deskundigheid, de professionaliteit omhoogschieten. Er zijn inmiddels een stuk of tien van die samenwerkingsverbanden. Zij omvatten zo’n honderd gemeenten met in totaal zo’n miljoen inwoners. Dan heb je het al ergens over."

Inkopers moeten volgens Van Beek (FME) ook verder leren kijken dan alleen de ‘aanschafprijs’ van een product. Meer kijken naar total cost of ownership. Dus serieus de kosten na aanschaf in de beschouwingen meenemen. Waarbij het helpt als een grote hindernis van dit moment wordt geslecht: de manier waarop kosten van een investering worden verdeeld over de verschillende partijen die ervan profiteren.

"Stel: Rijkswaterstaat laat geluidarm asfalt aanbrengen op de Utrechtsebaan bij Den Haag", zegt Van Beek. "De dienst, van wie dat stuk weg is, verrekent in de huidige situatie een deel van de kosten met de gemeente Den Haag, omdat het laatste deel van de weg op Haags grondgebied ligt. Maar heel veel benefits komen terecht bij inwoners van Voorburg. En die betalen daar niets voor." Volgens Van Beek zit de oplossing in een model waarbij investeringen en opbrengsten op een eerlijke manier over de verschillende partijen worden verdeeld.

Belangrijk is ook dat de bestaande verhoudingen tussen bijvoorbeeld eindverantwoordelijken en inkopers worden doorbroken. Nu ligt het ene deel van de besluitvorming bij de ene partij en het andere deel bij de andere. Met als resultaat dat niemand zich verantwoordelijk wenst te voelen voor het eindresultaat. Van Beek: "Om bij gemeenten te blijven: de integrale afwegingen moeten door de wethouder worden gemaakt. En dat je dan de uitvoering weer uitbesteedt, prima."

Kwaliteit moet ook veel meer dan nu de leidraad worden, vindt Van Wijnen (PIANOo). "Overheidsinkopers denken nu vaak: ‘Als ik kwaliteit in m’n oordeel voor 10, 20 procent laat meewegen, ben ik het mannetje.’ Maar dan weet je van tevoren dat er alleen de laagste prijs uitkomt. Je zult kwaliteit veel zwaarder moeten meewegen. En dat hoeft zeker niet duur uit te pakken. De praktijk wijst uit dat een focus op kwaliteit vaak bijna vanzelf leidt tot de laagste prijs."

De overheid moet ook zeker zijn rol als launching customer houden, benadrukt Van Beek (FME). Hij hoopt dan ook van harte dat Rutte zijn uitspraken gedaan in Elsevier waar maakt. "Bedrijven die echt voorop lopen kunnen wel wat extra steun gebruiken." De introductie van een innovatie als de HRE-ketel mag wat hem betreft best wat meer gestimuleerd worden bijvoorbeeld.

Van Beek bestrijdt het idee dat die voortrekkersrol van de overheid geld kost. "De rekensom is simpel: omdat consumenten door de inzet van zo’n innovatieve cv-ketel minder energie gaan gebruiken, voldoen we als land gemakkelijker aan onze CO2-doelstellingen. Dat scheelt de overheid veel geld. Maar dat niet alleen. Het leidt ook nog eens tot koopkrachtbehoud voor de consument. Bij zo’n aanpak is toch iedereen gebaat?"

Frank den Hoed
hoed@vno-ncw.nl